Gero pardavėjo savybės
Gero pardavėjo savybės
2018 rugpjūčio 7
Kaip man tapti geresniu lyderiu?
Kaip man tapti geresniu lyderiu?
2018 rugpjūčio 7
Kaip dažnai atliekate keletą užduočių vienu metu?

Kaip dažnai atliekate keletą užduočių vienu metu?

 

Vieniems patinka „šokinėti“ nuo užduoties prie užduoties, nuo projekto prie projekto, kiti teikia pirmenybę užbaigti vieną užduotį prieš imantis kitos. Laiko planavimo ir panašiuose mokymuose dažniausiai skatinama iš pradžių pabaigti vieną darbą prieš pradedant naują. Bet ar tikrai žmonės, kurie atlieka keletą užduočių vienu metu yra mažiau efektyvūs?

Amerikiečių antropologas Edvardas Holas (Edward T. Hall) tyrinėjo kaip skirtingos kultūros įvairiausiais būdais suvokia laiką ir sukūrė skalę, kuri perteikia, kaip skirtingi žmonės tvarkosi su savo laiku.

Viename skalės gale monochronai: žmonės, kurie mėgsta dirbti prie vienos užduoties vienu metu ir tik įsitikinus, kad ji atlikta tinkamai, pereiti prie kitos užduoties. Pavyzdžiui amerikiečiai – puikūs monochroniškos kultūros atstovai, kur laikas… „pinigai“, „eikvojamas“ („Waste time“), „perkamas“ („Buy time“), „kuriamas“ („Make time“) ar net „vagiamas“ („Steel time“) laiko vagių, t.y. nereikšmingų laiškų skaitymo, plepių darbo kolegų. Blogiausia, kad laiko vagis „nepraturtėja“ laiku, neturi jo daugiau ir jo susigrąžinti negalima. Laikas tiesiog suvartojamas neplanuotai ir gali nukentėti Jūsų svarbios užduotys bei Jūs patys. Monochromams svarbios darbotvarkės, užduočių sąrašai, pagarba Jų laikui. Panašų laiko suvokimą turi ir vokiečiai, šveicarai, britai, pietų korėjiečiai, japonai, kanadiečiai bei Skandinavijos šalių gyventojai.

Kitoje skalės pusėje atvaizduotos polichroniškos kultūros. Jų atstovai lengvai „pasineria“ į darbą ir nesunkiai „nukrypsta“. Jie gali paskaityti keletą lapų, paskambinti, pasitvarkyti, grįžti bei vėl imtis skaitymo, atsakyti į el. laišką ir t.t. Pasak profesoriaus Raimondo Koheno (Raymond Cohen), polichroniškose kultūrose taip griežtai laikas ar jo atkarpos neskaičiuojamos, ten svarbiausia tradicijos ir santykiai. Tokiems žmonėms vėlavimas nesudaro „jokių problemų“, jei Jie yra su šeima ar draugais, nes santykiai yra viskas. Polichromai nesilaiko tikslių dienotvarkių ar kalendorių. „Dažnai suplanuojami keli susitikimai tuo pačiu metu, tai laikytis grafiko tampa neįmanoma“, rašo prof. R. Kohenas. Prie tokių kultūrų galima drąsiai priskirti Saudo Arabiją, Egiptą, Kiniją, Meksiką, Naująjį Orleaną (JAV), Filipinus, Pakistaną, Indiją ir daugelį Afrijos šalių.

Dar trys psichologijos mokslininkai tyrė, kiek kelių darbų atlikimas vienu metu turi įtakos stresui ir darbo rezultatams. Viena iš tiriamų grupių – odontologai. Įdomu tai, kad odontologų asistentų streso lygis nesiskyrė nuo užduočių vykdymo būdo pasirinkimo, tačiau patys odontologai patyrė mažiau streso sudėtingose darbo situacijose, jei turėjo polichronų įgūdžių.

Tolimesni Aleno Bliudorno (Allen Bluedorn) tyrimai patvirtino hipotezę, kad jei darbovietėje užimate sudėtingą rolę, Jums paprasčiau pasiekti gerų rezultatų, kai susitvarkote su keletą užduočių vienu metu. Taigi, sugebėjimas vienu metu dirbti su skirtingomis užduotimis yra privalumas.

Iš kitos pusės, Artas Markmanas (Art Markman), kognityvistinės psichologijos specialistas, rašė:

„Žmogaus smegenys negali vienu metu dirbti su keliomis užduotimis. Tai ką daro smegenys, aš vadinu laiko pasidalinimu“

O jos veikia taip: Jūsų smegenys aktyviai dirba tik su viena užduotimi vienu metu. Kai atsiranda antra užduotis, kuriai reikia dėmesio, smegenys persijungia į ją ir vėl susitelkia tik ties viena – antrąja ir tik po to, jei reikės, persijungs atgal. Perėjimas toks greitas, kas Jūs net nepastebite bei kartais galvojate, kad vienu metu atliekate keletą užduočių, tačiau taip nėra. Pabandykite pasakoti istoriją kolegai ir tuo pačiu rašyti el. laišką klientui (nesusijusį su pasakojama istorija) ar pan. Styvas Uzelis (Steve Uzzell), žinomas fotografas ir lektorius, kartą pasakė „Daugybinis režimas (angl. multitasking) yra tik galimybė suknisti daugiau nei vieną dalyką vienu metu.“ Paskutinių dešimtmečių tyrimuose, net asmenys, kurie save laikė puikiais daugybinio režimo pavyzdžiais ir gerai atlikdavo keletą darbų vienu metu, parodė tik vidutiniškus rezultatus, tokius kaip ir kiti 90 % tirtų žmonių. Išvada viena – žmogus negali atlikti gerai kelių dalykų vienu metu. Kitaip kenčia užduoties atlikimo kokybė arba greitis.

Tiek tyrimuose, tiek apklausose mokymų metu susiduriame su 20-40 % netinkamu darbo dienos laiko panaudojimu. Viena iš priežasčių – mėginimas atlikti kelias užduotis vienu metu, pereiti ar grįžti prie užduoties užtrunka, tai ir „suvalgo“ Jūsų laiką (o jei tai darote ne kartą?).

Tačiau tiek asmeniniame gyvenime, tiek darbe esame apsupti galybės užduočių, projektų ir situacijų. Pavyzdžiui, Jūsų planuose keletas panašaus ar net identiško svarbumo darbų. Ką daryti? Kol vieno nebaigsiu, nesiimsiu kito? Sprendimas yra – dažniausiai net ir nedidelį darbelį galima išskaidyti į smulkias užduotis, pvz.:

  1. Perskaityti dokumentą ir pažymėti neaiškias vietas.
  2. Aptarti dokumentą su kolega ir išgirsti jo / jos pastabas.
  3. Informuoti klientą apie darbų su dokumentu eigą ir terminą.
  4. Pataisyti dokumentą.
  5. Pristatyti galutinę jo versiją savo vadovui.
  6. Išsiųsti dokumentą klientui.
  7. Paskambinti klientui pasitikslinti tolimesnius žingsnius.

Kai aiškios užduotys ir jų atlikimo eiliškumas, drąsiai galima pabaigus vieną ar dvi užduotis, pereiti prie kito projekto, nes grįžus prie pastarojo, puikiai žinosite, kas padaryta ir ko imtis toliau. Perėjimas bus sklandus ir greitas. Dar vienas mažas triukas – grupuokite darbus pagal jų:

  • pobūdį, pvz. jei jei reikia keletui klientų atsakyti į el. laiškus, tai paskirkite laiką bei atsakykite visiems iš eilės, taip paprasčiau, nei „šokinėti“ nuo el. laiško prie skambučio, nuo skambučio prie ataskaitos ir vėl prie pašto;
  • vietą, pvz. sugrupuokite užduotis, kurias atliksite miesto centre, biure, pakeliui iš kliento;
  • dalyvaujančius asmenis, pvz. susitikę su tiekėju aptarkite, jei tai įmanoma, visus rūpimus klausimus (tam reikės pasiruošti), kad papildomai nereikėtų skambinti arba vėl susitikti.

Viskas priklauso nuo Jūsų, tame tarpe, ir darbų atlikimas. Kaip Jūs geriausiai jaučiatės, kada daugiausiai padarote? Idealu, kai galite skirti laiko užduotims, atrandate laiko kurti ir palaikyti santykius, laiko mokytis, laiko ilsėtis ir laiko planuotis. Ir prisiminkite, Jūs galite daryti keletą dalykų vienu metu, bet sutelkti dėmesį tik į vieną!

 

Parašykite komentarą

El. pašto adresas nebus skelbiamas. Būtini laukeliai pažymėti *

Registracija
Prenumeruokite naujienas!

Norite pirmieji gauti:

Įveskite savo el. pašto adresą ir užsisakykite mūsų naujienlaiškį:

Naujienlaiškių užsakymas