Nuotolinis etiketas: taisyklės, kurias pamiršti draudžiama

pagarba-personpremier
Kaip verslui susigrąžinti pagarbą?
2020 sausio 16
 

P ažįstama situacija. Rengiamės nuotoliniam susirinkimui su klientais, sėdinčiais kitoje „Skype“ lango pusėje. Liko penkiolika minučių.

„Patikrink, – sakau kolegai, – ar veikia vaizdo ir garso ryšys, gerai?“ OK. Mikliai sutvarkęs dar keletą smulkių reikaliukų, su užrašine skubu į konferencijų kambarį, lygiai minutė iki susitikimo… Tuoj, tuoj startuos… O mūsų nešiojamasis kompiuteris, prijungtas prie didelio konferencijų salės teliko, rodo tamsų ekraną.

Maža to, klientą girdime, o jis mudviejų – ne. Pošimts!

Kaip išvengti gėdos?

Gėda – tai nerimas, nepasitenkinimas ir pyktis, kylantis dėl kitų žmonių netinkamo elgesio. Kalkite prie kryžiaus: jei nepatikrinai – pats kaltas. Ar vis tik tokios situacijos neturėtų kartotis? Klausykit, už lango 2020-ieji, žmonių namus valo robotai, o mes vis dar šūkčiojame nuotolinių susitikimų metu: „Alio! Ar mus girdite?“

Negi sunku (jei klientas iš tiesų yra svarbus), padaryti skambučio repeticiją likus kelioms minutėms iki susitikimo? Užmegzti „Skype“ kontaktą su kolega, drauge ar administracija? Atrodo, tinklo etiketas (netiquette) atsirado jau 1999-aisias, o mes vis dar neįprantame jo laikytis. Susidaro įspūdis, vos ne piktybiškai. Tai kas bus toliau?

2019 metų duomenys rodo, kad net 61 proc. globalių įmonių sudaro galimybę darbuotojams dirbti per nuotolį. Šiuo metu vidutiniškai Europoje apie 5 proc. darbuotoju dirba nuotoliniu būdu. Daugiausiai – kone kas ketvirtas bent vieną dieną per savaitę tokią darbo formą propaguoja Švedijoje, kas penktas – Nyderlanduose ir Jungtinėje Karalystėje.

Lietuva vejasi. Kol kas dar tik 2,5 proc. darbo jėgos dirba per nuotolį, tačiau Europos vidurkio siekiama itin sparčiai, tą girdim kone kasdien. Galimybę dirbti per nuotolį šiandien siūlo ne tik modernus verslas, bet ir ministerijos ar valstybės valdomos įmonės. O liberalėjantys darbo santykiai, augantys jaunosios kartos poreikiai ir augantis vadovų pasitikėjimas savo komandomis lems dar greitesnius pokyčius.

Panašu, kad nuotolinio darbo etiketas tuoj taps ne priemonė išvengti gėdos, o taisyklės, kurias bus draudžiama pamiršti.

  1. Perskaityti susirinkimo darbotvarkę iš anksto.

O jeigu organizuojate susirinkimą, padarykite taip, kad visi būsimieji dalyviai darbotvarkę gautų 24 val. prieš susitikimą. Tokiu būdu galėsite pagrįstai tikėtis, kad visi dalyviai bus įsitraukę ir darbingi. Su darbotvarke nebūtina persistengti, bet pagrindines temas ir struktūrą pasirengti tikrai nėra sudėtinga. Kaip ir surašyti, kada ir kas turi pasisakyti rūpimu klausimu.

  1. Pagalvoti apie aplinką, kurioje esate.

Nekalbant apie humoristinius dalykus, žmonės dažnai nesusimąsto, kokią žinutę siunčia jų asmeninės darbo vietos aplinka ir garsinis fonas. Sklindantys virtuvės garsai, garsūs šūksniai: „Tėti, kur kojinės?” ar „Mama, blynai dega!“ – neprideda nei aiškumo, nei solidumo. Pagalvokite ir apie tai, ar norėtumėte savo kolegą ar kolegę pamatyti sujauktoje lovoje, su chalatu ir kebabu rankoje. Ne visai į temą, bet sunku nesijuokti žiūrint „Facebook“ video: „Visa tiesa apie finansinę nepriklausomybę“, kuriame newborn koučeris dėsto „auksinę išmintį“ iš seniai euroremonto nemačiusio savo chruščiovkės koridoriaus. Pykite ar ne – žiūrovai susidaro apie jus įspūdį per 7 sekundes. Pasistenkite, kad nuotolinių susirinkimų metų jūsų aplinka nekeltų papildomų dirgiklių jūsų pašnekovams.

  1. Priminti sau sveikintis, šypsotis ir dėkoti.

Žiūrėkite į kamerą! Išpūskite akis ir šypsokitės😊 Pokalbis visuomet prasideda nuo pasisveikinimo: „Labas rytas!”, „Laba diena!“, „Sveiki gyvi!”, „Ooo, seniai matyti!” – ir tai tėra keletas iš daugybės galimybių išreikšti savo emocijas. Pašnekovai yra apriboti nuotolio, jiems sunkiau jus paliesti, užuosti, patirti jūsų energiją, taigi demonstruokite ją aktyviai nuotolinių medijų pagalbą. Medijų tyrinėtojas Marshall‘as McLuhan‘as teigia, kad nuotolinės bendravimo priemonės yra mūsų kūno tęsiniai – tam tikslui juos ir išnaudokime. Sukoncentruokime savo nuoširdumą, atvirumą ir dėmesį žmonėms už ekrano. Nepamirškite mandagumo: žvilgsnis, šypsena ir komplimentai: „puikiai atrodote“, „džiaugiamės matydami“, „gera girdėti“, etc.

  1. Pradėti nuo pokalbio „apie orą“.

Trumpas pokalbis, nesusijęs su reikalais, padeda įsitraukti, apsiprasti ir įprasti klausytis aktyviau. Net ir pasakodami, atrodo, nereikšmingus dalykus, padedate pašnekovui prisitaikyti prie jūsų balso skambesio. Akivaizdu, kad prisitaikyti reikės ir jums, tad paruoškite keletą klausimų, kurie padės pažinti pašnekovą. Jeigu nemėgstate klausti apie orą, galite paklausti apie buvusias ar ateinančias atostogas, darbinius iššūkius ar planus laisvalaikiui, kultūros ar meno įvykius, kuriuos parekomenduotų, jei šią akimirką atvyktume. Trumpas pokalbis tuo ir yra šarmingas, kad absoliučiai niekuo neįpareigoja.

  1. Ne tik imti, bet ir duoti.

Sutarkime, kad nuotolinio susirinkimo metu ne tik kalbame, bet ir sudarome galimybę kalbėti kitiems. Idealu, jei pokalbis vyksta nuosekliai, klausimai keičia atsakymus, pastarieji pagimdo naujų klausimų, o dėmesys proporcingai pasiskirsto tarp dalyvių. Multitaskinti kituose languose – šiukštu (!) Verčiau pasižymėkite ant popieriaus lapelio mintis, kurias jums sukėlė pokalbis, galėsite jas prisiminti apibendrinimo metu.

  1. Išsiųsti reziumė susirinkimo dalyviams.

Jeigu jūs buvote susirinkimo lyderis ar lyderė. Jeigu nesusitarėte kitaip. O jeigu susitarėte, nebijokite priminti, kad laukiate reziumė, kad galėtumėte planuoti tolesnius darbus. Toks priminimas kartu gali būti ir dar vieno trumpo pokalbio pradžia prieš atsisveikinant.

P.S. Lapelis, paliktas konferencijų kambaryje: „Patikrink dar kartą įrangą, Karlai!” 😊


Tomas Staniulis, „Person premier“ konsultantas, lektorius ir rašytojas, vedantis mokymus apie komunikaciją, organizacijų ugdymą, tobulėjimą ir lyderystę.

 

Parašykite komentarą

El. pašto adresas nebus skelbiamas. Būtini laukeliai pažymėti *

Registracija
Prenumeruokite naujienas!

Norite pirmieji gauti:

Įveskite savo el. pašto adresą ir užsisakykite mūsų naujienlaiškį:

Naujienlaiškių užsakymas