„On-Boarding! Fast Track!”, 7 dienų darbuotojų įvedimo procesas

Komunikacija socialiniuose tinkluose
Komunikacija socialiniuose tinkluose: kaip su JAIS bendrauti?
2018 rugsėjo 26
Snieguolės sindromas: kaip bendrauti su „Y“ karta?
2018 spalio 25
„On-Boarding! Fast Track!”, 7 dienų darbuotojų įvedimo procesas
 

„S u kokiu iššūkiu šiandien susiduria verslas? Oho! Duok minutę, pagalvosiu,” – susimąsto seniai matytas bičiulis. Dirba telco srityje, sėdime „Caffeine“, mėtinė moka, ir 15 minučių pokalbis, žinai, visi skubam.

„Žinai, – sako, – tu nepatikėsi!”

O.K. Kuo aš galiu netikėti? Organizacija vedanti, žmonės motyvuoti, dirba stengiasi, dūmai rūksta, tik gyvenk ir žvenk. Kas galėtų būti blogai? Rotacija? Augimo galimybės? Darbuotojų įtraukimas?

„Susiduriame su milžiniška problema, ir čia, klausyk, yra tai, apie ką verslas dar kalbės ilgai ir daug. Matai, turime Y kartą“, – išberia jis. Ką tai reškia? Ogi tai, kad reikalas tampa ne motyvacinės programos, ne brand‘as ir ne ilgalaikiai tikslai. KPI‘aisai, stalo futbolas, gyvybės draudimas ir būsto paskola jau tapo X kartos reliktu.

„Supranti? Jaunoji karta kone programuoja save tam, kad šioje įmonė jis dirbs maždaug metus, tai yra dvylika mėnesių. Naujoką tu arba įtrauki, arba ne. Kodėl tau turi pasisekti?“ – užduoda retorinį klausimą.

Taip, taip, gerbiamieji! Panašu, kad didžiausia problema tampa, kaip įvesti darbuotoją per kuo trumpesnį laiką. Ir sprendimas čia yra – greitoji keleivių įsodinimo linija, fast-track, retas iš mūsų nesame pasinaudoję galimybe atsidurti keleivio vietoje anksčiau už kitus.

Tad jeigu preziumuoji, kad Y kartos darbuotojas dirbs čia tik 12 mėnesių, kaip padaryti, kad per kuo trumpesnį laiką jis taptų maksimaliai produktyvus, rezultatyvus ir efektyvus?

Formuluoju dar paprasčiau: ką daryti, kad jau po 3 mėnesių jis pasiektų savo produktyvumo piką??? Ir – kad ir keistai beskambėtų, – toliau teskaito tik personalo vadovai, kad organizacija išsunkusį darbuotoją tarsi citriną, galėtų nebijoti jį paleisti kopti karjeros laiptais.

„Būtent!“ – replikuoja pašnekovas, išgirdęs citrinos metaforą.

Taigi, kiek rodo ilgametė patirtis, pagrindiniai principai priimant naują žmogų yra keli:

Personalizavimas.

Suasmenintas dėmesys, dėmesys darbo vietai ir asmeniniam požiūriui (vardinės dovanos, šokoladukai, puodeliai, linskmas plakatas, skrajutė, skaitytinų dokumentų rinkinys, vardinis (!) ir t.t.);

Asmeninis mentorius, žmogus, kuris lydi visą on-boarding‘o proceso metu, skiriantis naujokui tiek laiko, kiek jo reikia naujokui, ir padedantis sukurti asmeninę patirtį.

Paprastumas.

Paprasta ir aiški on-boarding procedūra, darbo vieta, aiški informacija, aiškūs dokumentai, Atsakomybės ribos.

Aiški vertinimo procedūra – aiškus dokumentų, kuriuos on-boarding metu gauna naujokas, “Checklist”, aiški kontrolė, testavimas ir pasiekimų vertinimas.

Atskaitomybė.

Naujoko įvedimo metu pati geriausia galimybė dar kartą patikrinti visus organizacijos procesus ir funkcijas.

Už naujoko įvedimo procedūrą atsakingi visi susiję asmenys, visos funkcijos ir procedūros yra tikrinamos ir testuojamos naujoko atžvilgiu, naujokas reguliariai atsiskaito už įgytas žinias, yra testuojama jo patirtis ir grįžtamasis ryšys.

Mentorystė.

Naujoko įvedimas neturi apsiriboti kažkokiu laikotarpiu, mentorius jam bus reikalingas mažiausiai 3-6 mėnesių laikotarpiui, o gal net ir ilgiau;

Jeigu norite, kad darbuotojas išliktų dirbti ilgiau nei 12 mėnesių, supraskite, kad geras mentorius jam reikalingas nuolatos; patarimas perspektyvai – užtikrinkite ketvirtinę mentorių rotaciją ir metines mentorystės apžvalgas.

Aktyvi socializacija.

Formali: oficialių ir darbinių susitikimų metu įtvirtinama naujoko kompetencija, profesionalumas, savimonė ir statusas.

Neformali: neoficialių ir pramoginių renginių ir ritualų metu stiprinamas naujoko įsitraukimas ir prisirišimas prie komandos.

Bet čia dar ne viskas. Finale po kavos su kolega atsisveikinau, grįžau į savo ofisą ir panaršiau po kompą. Bingo! Berods prieš metus su vienu klientu buvome apsirašę idealų on-boarding‘o planą. 7 dienos, fast-track, jei kam reikia, adaptuokite ir dalinkitės, kad tik padėtų 🙂

Fast-track darbuotojų įvedimo procesas

  1. Susitarimas dėl kandidato pirmosios darbo dienos. (Dokumentai – organizacijos vizija, misija, tikslai, vidinis leidinys apie organizaciją, bukletai, išorinė rinkodaros medžiaga).
  2. Įteikti naujokui „Welcome“ anketą su keliais klausimais apie biografiją, asmenybę, patirtį, pasiektus rezultatus, paprašyti užpildyti ir pridėti nuotrauką.
  3. Paprašyti naujoko įrašyto 1 min. trukmės „Facebook live“ tipo video mobiliuoju telefonu.
  4. Prijungti naujoką prie kompanijos išorinių socialinių tinklų – „Linkedin“, „Instagram“, „Twitter“, „Youtube“, #slack, #workplace.
  5. Pasidžiaugti naujoku viešai – klientams, partneriams ir darbuotojams.
  6. Persiųsti naujoko anketą ir nuotrauką komandos nariams, patalpinti video intraneto platformoje susipažinimui.
  7. Pirmoji darbo diena:
    • Susitikimas su Administracija: darbo sutartis, veikiantys vidiniai dokumentai, darbo vieta, darbo ir poilsio kambariai, vietos, tulikas+kavos aparatas;
    • Susitikimas su Tiesioginiu vadovu: on-boarding veiklų, e-sistemų pristatymas, mentoriaus paskyrimas;
    • Susitikimas su Mentoriumi: on-boarding tikslų ir uždavinių aptarimas;
    • Susitikimas su IT skyriumi: kompas, paštas, tinklas, ryšio priemonės;
    • Susitikimas su Buhalterija: sąskaitos, kortelės, avansai, atostogos;
    • Susitikimas su Darbo saugos vadovu: patekimas į biurą, medicininiai reikalavimai ir pažymos, darbo saugos priemonės, saugos instruktažas, etc.
    • Reikalingų dokumentų rinkinys „Checklist“.
  8. Antroji darbo diena:
    • Susitikimas su Tiesioginiu vadovu: on-boarding planų aptarimas ir grįžtamasis ryšys;
    • Trumpas naujoko pristatymas komandai: tikslų ir veiklų aptarimas, įvedimas į komandą, prisistatymas;
    • Susitikimas su CEO (Chief Executive Officer): misija, vizija, lyderystė;
    • Susitikimas su COO (Chief Operation Officer): rinka, operacijos;
    • Susitikimas su mentoriumi: on boarding veiklų aptarimas ir grįžtamasis ryšys;
    • Reikalingų dokumentų rinkinys „Checklist“.
  9. Trečioji darbo diena:
    • Susitikimas su Tiesioginiu vadovu: on-boarding planų aptarimas ir grįžtamasis ryšys;
    • Susitikimas su Pardavimų vadovu: konkurencinė aplinka, pardavimų tikslai ir uždaviniai, CRM sistemos pristatymas;
    • Susitikimas su Marketingo vadovu: rinkodaros ir marketingo procesai, prekės ženklas ir jo bruožai, klientų segmentai, pjūviai ir psichosocialinės charakteristikos;
    • Susitikimas su Komunikacijos vadovu: išorinės ir vidinės komunikacijos politikos ir organizacinė kultūra, storytelling‘as, ritualai, lyderiai, savanorystė, socialinės atsakomybės iniciatyvos;
    • Susitikimas su Mentoriumi: on-boarding veiklų aptarimas ir grįžtamasis ryšys;
    • Reikalingų dokumentų rinkinys „Checklist“.
  10. Ketvirtoji darbo diena:
    • Susitikimas su Tiesioginiu vadovu: on-boarding planų aptarimas ir grįžtamasis ryšys;
    • Susitikimas su Teisės vadovu: darbuotojo teisės ir pareigos, darbo tvarkos, procedūros, procesai;
    • Susitikimas su Administracija: raštvedyba, vidinės dokumentų valdymo sistemos, sąskaitų, ataskaitų ir komunikacijos tradicijų pristatymas;
    • Susitikimas su Personalo vadovu: personalo informacijos, ugdymo planų, organizacinės kultūros pristatymas;
    • Susitikimas su mentoriumi: on-boarding veiklų grįžtamasis ryšys;
    • Reikalingų dokumentų rinkinys „Checklist“.
  11. Penktoji darbo diena:
    • Susitikimas su mentoriumi: on-boarding veiklų aptarimas ir grįžtamasis ryšys;
    • Susitikimas su tiesioginiu vadovu: KPI aptarimas ir grįžtamasis ryšys;
    • Susitikimas su Produktų vadovu: produktų įvairovė, populiarūs ir nepopuliarūs produktai, jų įvairovė;
    • Susitikimas su Komanda ir komandos tikslų aptarimas, strateginė arba kūrybinė sesija;
    • Neformalus naujoko įšventinimo ritualas (pica+cola, vynas, tostai ir palinkėjimai).
  12. Šeštoji darbo diena:
    • Susitikimas su mentoriumi: „Checklist“ testas, egzaminas;
    • Susitikimas su Komanda ir komandos tikslų aptarimas, strateginė arba kūrybinė sesija;
    • Susitikimas su Gamybos vadovu: gamybos procesų pristatymas, rizkos ir iššūkiai;
    • Susitikimas su Tiekimo/Sandėlių/Logistikos vadovais: tiekimo procesas, produktų sandėliavimas, užsakymų valdymas ir pristatymas;
    • Susitikimas su Kokybės vadovu: kokybės procesų pristatymas, pagrindinės klientų nusiskundimų priežastys, vertinimas, rizikos ir perspektyvos;
    • Susitikimas su Inovacijų vadovu: inovacijų kūrimo procesų pristatymas, būdai priemonės, politikos.
  13. Septintoji darbo diena:
    • Susitikimas su tiesioginiu vadovu: KPI aptarimas ir grįžtamasis ryšys;
    • Susitikimas su Komanda, komandos veiklų strategavimas ir planavimas;
    • Susitikimas su Personlu: on-boarding‘o procedūros aptarimas, papildomų personalo veiklų aptarimas (socialinė atsakomybė, ugdymo ir mentorystės įsipareigojimai ateičiai) ir grįžtamasis ryšys;
    • Susitikimas su mentoriumi: „Checklist“ testas, egzaminas.
  14. „Welcome on board! This is Your captain. The crew is ready for journey…“

Dievas šešias dienas kūrė pasaulį, septintą ilsėjosi. Turime kur tobulėti, pasistenkim 🙂


Teksto autorius „Person Premier“ konsultantas Tomas Staniulis

 

Parašykite komentarą

El. pašto adresas nebus skelbiamas. Būtini laukeliai pažymėti *

Registracija
Prenumeruokite naujienas!

Norite pirmieji gauti:

Įveskite savo el. pašto adresą ir užsisakykite mūsų naujienlaiškį:

Naujienlaiškių užsakymas