Kas „slepiasi“ už žodžio networking?
Kas „slepiasi“ už žodžio networking?
2018 rugpjūčio 6
Gero pardavėjo savybės
Gero pardavėjo savybės
2018 rugpjūčio 7
Projektų valdymas: tendencijos, kurių negalime ignoruoti

Projektų valdymas: tendencijos, kurių negalime ignoruoti

 

Pastarųjų dienų polemika apie Lean, Agile ir krioklinį projektų valdymą su viena iš stambiausių Lietuvoje projektavimo kompanijų privertė susimąstyti, kaip iš tiesų veikia projektų valdymo metodikos. Ypač kai turime nestandartinius projektus arba juos tokiais įvardija projektų vadovai. Žinau, ką dabar pagalvojote: „visi projektai nestandartiniai, ypatingi, reikalaujantys meistriškų sprendimų, o apie projektavimo ir  IT paslaugų projektus nėra nei ką kalbėti“.

Ir vis dėlto, kviečiu Jus dar kartą su manimi panerti (bet ne stačia galva pulti) į kai kurias projektų valdymo tendencijas, kurių rekomenduoja paisyti net patys kritiškiausi projektų vadovai ir dėl kurių reikšmingumo ir pritaikomumo vis dar kyla aršios diskusijos.

  • Besiritančios bangos planavimas (angl. rolling wave planning). – interaktyvi planavimo technika, pagal kurią tik pačios artimiausios projekto veiklos (darbų rinkiniai) planuojamos detaliai, o tolimesni darbai planuojami jų nedetalizuojant (aukštame lygyje). Pastarieji detaliau suplanuojami tik prieš jų įgyvendinimą. Koncepcija grindžiama supratus, kad detalus viso projekto planavimas yra ne kas kita kaip tikriausias laiko švaistymas. Įsivaizduokite, 6 mėn. trukmės projektas, kuriame dalyvauja keliolika žmonių, turi būti suplanuotas detaliai ir iki aiškiai suprantamų veiklų. Naivu būtų tikėtis, kad tai iš viso įmanoma. Kuo tolimesni darbų rinkiniai detalesni, tuo didesnė tikimybė nuokrypiams ir netikslumams, ir jūsų planas tampa neaktualus, kuriam sugaišite antra tiek laiko koreguodami. Reikia įrodymų? Savo akimis teko matyti projekto planą (nehiperbolizuojant – kone jaučio odą), kuriame per dvejus metus buvo numatyta daugiau kaip 2500 veiklų (detalizuotos labai smulkiai, su atsakomybėmis, trukmėmis ir t. t.). Pradėjus projekto įgyvendinimą, vykdant veiklą, pažymėtą Nr. 2, ir atsiradus esminiams projekto pokyčiams, teko koreguoti likusias 2498 veiklas. Taigi, besiritančios bangos planavimas – nors ir ne nauja, bet vis dar aktuali technika, galinti sutaupyti Jūsų brangaus laiko.
  • Lieknas ir judrus (ang. Lean and Agile). Jau kelerius metus girdžiu projektų vadovus besišvaistant šiais skambiais žodžiais, nepriklausomai nuo to, ar Lean ir Agile principai taikomi jų projektų valdyme ar ne. Tai tik retorinis klausimas, vedantis prie esmės – pašalinkime vertės nekuriančias veiklas. Sutiksite su manimi – didinti efektyvumą visuomet naudinga. Jūsų patogumui, dvi Lean ir Agile įžvalgos. Pirmoji, paskutinio planuotojo taisyklė (ang. last planner rule) – tie, kurie įgyvendina konkrečias veiklas, tie jas ir turėtų planuoti. Šio darbo geriau neatliks nei kompiuterio programos, nei geriausi projektų vadovai. Antroji, skaidri projekto kontrolė (ang. control through transparency). Lai projektas ir visas jo planas būna interaktyvus ir pasiekiamas kiekvienam komandos nariui. Taip Jūs skatinsite bendradarbiavimą, atsakomybę, iniciatyvą, savidiscipliną ir galėsite lengviau kontroliuoti projekto eigą.
  • Į klientus orientuotas projektų valdymas. Visai neseniai, žingsniuodama vieno didelio verslo centro koridoriumi, ant durų pamačiau skelbimą: „Dirbu greitai, pigiai ir  kokybiškai. Rinkitės du iš trijų“. Taip, taip… ir Jūs turbūt pagalvojote apie tą seną gerą žydišką anekdotą. Projektų valdyme šiam principui apibūdinti yra tinkamesnis terminas – geležinis trikampis (ang. iron triangle). Tai metafora, reiškianti kelių kintamųjų, kurie veikia kartu ir konkuruoja, kuriant projektą, tarpusavio ryšį. Šį trikampį sudaro kaina, laikas ir kokybė. Anksčiau jis buvo naudojamas projekto sėkmei matuoti, tačiau šiandien kur kas tinkamesnis lūkesčiams nusakyti. O projekto lūkesčius ir vertę geriausiai suvokia klientas (ar projekto savininkas). Jei pakviesite klientą (ar projekto savininką) į projekto komandą, pastebėsite didesnį komandos įsitraukimą bei paskatinsite diskusijas apie projekto tikslus ir rezultatus. Taigi, kreipkite savo projektų valdymą į klientą.
  • Komunikacijos dilema. Bendraudami ir siekdami „perskaityti“ savo pašnekovą mes pasikliaujame intuicija, empatija, kūno kalba. Kartais kalbame raštu, dažniau žodžiu. O kokią kalbą naudojame ir ar to pakanka?  Airių poetas ir dramaturgas Viljamas Batleris Jeitsas kartą pasakė: „Galvok kaip išminčius, tačiau bendrauk paprastų žmonių kalba“. Jūsų verdiktui keli patarimai, kaip sumažinti nesusikalbėjimą tarp suinteresuotų projekto šalių. Pirmiausia, paprastumas ir glaustumas. Taip reikšti mintis nėra lengva, tačiau treniruotė, perfrazuojant sudėtingas kalbas ir tekstus į paprastus, atsisakant sudėtingų žodžių konstrukcijų ir pagrindinę mintį reiškiant glaustai, gali Jums padėti. Antra, naudokite visiems suprantamą ir priimtiną kalbą. Trumpas pasakojimas iš mano patirties: eiliniame projekto komandos susirinkime, analizuojant cheminius gamyklos procesus ir švaistantis tokiais žodžiais kaip fermentacija, aukšto slėgio kolonos, liofilizacija ir pan., projekto savininkui (pabrėžiu, jis ne chemikas) trūko kantrybė – visus dalyvavusius aprėkė kaip mažus vaikus ir pareikalavo, kad nuo šiol būtų kalbama suprantamiau, ūkiškiau. Pažįstama situacija? Ne paslaptis, kad verslininkas sunkiai susikalba su mokslininku, o IT inžinierius su menininku. Taigi, patartina rinktis verslo kalbą arba sutarti dėl konkrečių sąvokų naudojimo, kurios neglumintų projekto komandos, savininkų, klientų.

O pabaigai Merfio dėsnis:

„Jei projektas stringa,  atkreipk dėmesį į tą jo dalį, kuri iš pradžių atrodė nereikšminga“.

 

Parašykite komentarą

El. pašto adresas nebus skelbiamas. Būtini laukeliai pažymėti *

Registracija
Prenumeruokite naujienas!

Norite pirmieji gauti:

Įveskite savo el. pašto adresą ir užsisakykite mūsų naujienlaiškį:

Naujienlaiškių užsakymas