Projektų valdymas: kaip sumedžioti mamutą?

K artą projektų vadovas, inžinierius ir programuotojas buvo iškomandiruoti trims savaitėms pas klientą užbaigti projektą. Tarp darbų nusprendė nueiti į vietos kavinę papietauti, pakeliui paplūdimy aptiko seną butelį, kurį pasiėmė kartu su savimi.

Belaukdami padavėjo, netyčia patrynė rastąjį butelį, iš kurio iššoko džinas: „Kadangi esate trys, išpildysiu po vieną jūsų norą“.

„Noriu tučtuojau atsidurti prabangioje viloje prie Viduržemio jūros, kad niekuomet nepritrūktų pinigų ir galėčiau laimingai leisti savo dienas be jokių rūpesčių“, – pirmas suskubo inžinierius. Bac, – ir dingo.

„Mano noras visą likusį savo gyvenimą praleisti plaukiojant jachta po Karibų jūrą“, – išbėrė programuotojas, bac!, dingo ir jis.

„O koks tavo didžiausias noras?“ – paklausė džinas projektų vadovo.

„Noriu, kad tiedu po pietų grįžtų laiku į darbą“, – atsakė šis.

Tas bjaurybė Pi-eM‘as

Prisipažinkime sau, kad niekas nemėgsta projektų vadovų. Pi-eM‘ų. Project manager‘ių. Projektų vadovų, pasak kalbos komisijos.

Ir tai nėra vien tik tas jų užknisantis dėmesys punktualumui, detalėms, pareigoms, atsakomybėms. Tai nėra vien tik nesibaigiantis noras viską sugrūsti į „Excell“ lenteles, post-it‘ų kan-baną ar „Microsoft Project“ platformą. Tai nėra tik aistra visuomet žinoti deadline‘us, prielaidas, rizikas, ir, žinoma, komunikuoti su komanda 24/7.

Tas bjaurybė Pi-eM‘as – ta mūsų vaikščiojanti sąžinė, mūsų private messenger‘is, kuris tiksi ekrano kampe ir laukia, kol dar viena tavo užduotis bus perkelta iš langelio „To Do“ į langelį „Done“.

Bet tokia yra mūsų epochos rykštė. Pasak Projektų valdymo instituto (Project Management Institute) pateiktos globalios 2017 metų ataskaitos, apie 14 proc. visų informacinių technologijų srities (IT) projektų žlunga nepasiekę pabaigos. Maža to, iš tų, kurie vienaip ar kitaip pasiekė pabaigos fazę, apie 31 proc. nepasiekė iškeltų tikslų.

Vos 43 proc., kaip pas mus sakoma, „pataikė į biudžetą“.

Beveik pusė, t.y. 49 proc., „nepataikė į laiko rėmus“.

Vėlavo.

Mamutas kaip projekto metafora

Mokslininkai teigia, kad maždaug prieš 25 tūkst. metų Lietuvos teritorijoje gyventa mamutų, tačiau vis dar nesutariama, ar pirmieji lietuviai galėjo su jais susidurti. Esą, Lietuvos teritorijoje pirmieji atvykėliai pradėjo gyventi tik 10 tūkst. m. prieš Kristų.

Kita vertus, neandartaliečio bandymai sumedžioti mamutą, ko gero, yra pirmieji stambių projektų valdymo pavyzdžiai.

Viskas pagal planą: seklių grupės aptiks mamutą, ugnies saugotojai užkurs gąsdinančią laužą, vaikai ir moterys barškindamos skrabalus nugins mamutą į uždarą vietą, prie skardžio ar vandens telkinio… Vėliau lankininkai iš toli nusilpnins mamuto galią, ietininkai išbadys akis, susilpnins kojas ir galop nustums stepių galiūną į paskutinę gyvenimo vietą.

„Taip, taip“, – linguoja galvą tu. „Taip, pas mus taip ir būna, – pritaria kolega, – ir, pasakyčiau dar daugiau…“

Suprantama. Nes sumedžioti mamutą tėra tik pirmoji projekto fazė. Kurioje veikia adrenalinas, karštas kraujas, grupės instinktai, gentinė lyderystė. Medžioklės sėkmė pastatyta ant seklių, sumanumo, susikaupimo ir susitelkimo.

Bet lieka dar ir kitos fazės. Ištempti apie 7 tonas sveriantį milžiną iš liūno ar lomos. Nudirti odą, išmėsinėti, supjaustyti ir surūšiuoti mėsą, nutransportuoti į saugyklą, ir maža to – visą tą laiką gintis nuo priešų. Kaip apsisaugoti nuo kitų laukinių žvėrių ir paukščių, – hienų, maitvanagių ar skruzdžių? Kaip apsiginti nuo kitų primatų ar genčių antpuolių?

Ir kiekvienas susidūręs su projektais puikiai žino, ką reiškia, kai projektas „pradeda smirdėti“. Kai komandoje trūksta patikimų žmonių, kai komanda „nebepavelka“, kai viskas vėluoja, ir biudžetas „nebetelpa“, kai prasideda konfliktai ir tarpusavio kaltinimai.

Juk svarbiausias dalykas projektų vadovui – laikas, kuris visuomet išvirsta į resursus. Tad kai Pi-eM‘as grąžina tave iš svajonių apie Karibų jūrą, suprask, ir jį.

Dėl ko projektai patiria nesėkmes?

Tarptautinė projektų valdymo asociacija (International Project Management Association), ištyrusi aibę projektų, išskyrė tris dažniausiai nesėkmę lemiančias priežastis:

1. Neaiškiai apibrėžti tikslai ir rodikliai (85 proc.);
2. Terminai viršyti daugiau kaip 15 proc. (80 proc.);
3. Išleista daugiau nei 15 proc. lėšų (65 proc.).

O juk sąlygos projektų valdymo sėkmei pasiekti viso labo yra dvi – procesai ir žmonės. Didelę tarptautinį patirtį turintis projektų valdymo ekspertas iš Vokietijos Johann‘as Strasseris, „TPG Partner“ vadovas, pastebi, kad nepaisant projektų valdymo soft‘o augimo ir projektų valdymo metodikų gausos, tendencija, 2018 metais žmonių, kurie galėtų sėkmingai įgyvendinti stambius projektus vis dar trūksta.

Revoliucinga laikyta „Agile“ projektų valdymo metodika, ir ta patiria iššūkių. PMI studijos duomenims, 29 proc. projektų valdymo profesionalų šios metodikos elementus naudoja savo darbe retai arba labai retai, dar 31 proc. – retkarčiais. Akivaizdu, kad žmonės turi sutvarkytus procesus, įrankius, sistemas, tačiau jų nenaudoja.

Todėl vienintelis būdas įkvėpti savo komandą projektų vadovui yra įtikinti, kad procesai, įrankiai ir sistemos yra sukurtos ne kontrolės mechanizmui stiprinti, o siekiant išvengti neapibrėžtumo.

Tai gal taip ir paaiškinti savo projekto komandai?

Matematikoje neapibrėžtumo mažinimas daug kartų eksperimentuojant ir taikant sukurtą modelį skirtinguose kontekstuose. Kadangi mūsų projekto komanda – mūsų matematinis modelis, – neturi laiko eksperimentuoti, susitarkime, dėl ko gali kilti neapibrėžtumas:

1. Parametrų neapibrėžtumas

Matematikoje jis kyla dėl to, kad į matematinį modelį įvedame reikšmes, kurių tikrųjų verčių mes nežinome, o nustatome eksperimento būdu.

Projektų valdymo srityje dažnai sudarome planą ir priimame jį kaip faktą, „nes taip turi būti”. Neturėdami statistinių duomenų, stiprios analizės, tai daryti labai pavojinga. Maža to, net ir statistiškai teisingi duomenys nebūtinai atspindi realybę, su kuria susidursime, nes realybė įveda savų kintamųjų.

2. Vertinimo skalės neapibrėžtumas

Jis kyla dėl to, kad į matematinį modelį įvedus kintančias vertes, iškart plečiasi vertinimo skalių įvairovė.

Projektų valdymo srityje paprastai daugiausiai konfliktų ir nesutarimų kyla dėl to, kaip vieni vertina kitų indėlį, atsidavimą ir pasiaukojimą. Norint, kad visos projekto dalys susidėtų į vientisą visumą, reikalingas, ir ekonomisto, ir psichologo talentas. Vienoje skalėje stambus projektas reiškia galimas profesines aukštumas ir solidžią sąskaitą banke, kitoje – ilgas nemigo naktis be šeimos, prarastus draugus ir laisvalaikį.

3. Struktūrinis neapibrėžtumas

Matematikoje jis kyla dėl modelio struktūros nepakankamumo, neatitikimo, nepakankamumo ar per daug optimistinių prognozių.

Projektų valdymo srityje mes visuomet sukuriame, mūsų manymų, veikiančią komunikacijos struktūrą, tačiau dažnai neįvertiname realių sąlygų. Mūsų keltos prielaidos, susijusios su projektu gali ir pasiteisinti, tačiau išbandymų metu trintis gali kilti ir dėl mažiausio vidinio pasipriešinimo? Ar esame pasirengę juos suvaldyti?

4. Atskirasis neapibrėžtumas

Matematikoje jis taip pat dar žinomas, kaip skaitmeninis neapibrėžtumas. Kai kurie uždaviniai konkrečiam modeliui gali būti per sudėtingi ir neišsprendžiami.

Projektų valdymo srityje tuo atskiruoju elementų dažnai tampa žmogiškasis faktorius, žmogus, arba komandos narys. Gali būti, kad jo įgūdžiai ir patirtis yra per maži, ir jis gaišta daug laiko, eksperimentuodamas ir nepasiekdamas norimo rezultato.

5. Eksperimentinis neapibrėžtumas

Jis kyla kaip stebėjimo klaida. Matematikoje įvesdami į modelį labai daug kintamųjų, eksperimentuojame ir tikimės gauti norimą rezultatą. Eksperimento metu paprastai stebime tuos rodiklius, kuriuos tikimės pasiekti greičiausiai, įkitus mažiau kreipiame dėmesio.

Projektų valdymo srityje neturėsime labai daug laiko eksperimentams  ir stebėjimui, kokį rezultatą pasiekiame skirtingomis sąlygomis. Pagrindinė mūsų užduotis, kad kiekvienas projekto komandos narys kontroliuotų savo rodiklius, grafiką, užduotis ir informuotų suinteresuotas grupes, jei pastebi kažkokį neatitikimą.

Pabaigai – TOP 10 Frazių, Kurių Projektų Vadovas Neturėtų Sakyti Klientui

1. Nesijaudinkit, viskas tikrai lengviau negu atrodo.
2. Įgyvendinimas? Pakalbėsime apie tai, kai prie to prieisime!
3. Galime padaryti savaite anksčiau, negu jūs prašote.
4. Nesijaudinkit, tikrai „pataikysime į biudžetą“.
5. .. Nelabai suprantu, kodėl neveikia, juk ką tik veikė!
6. Čia tai dar nieko, o, va, mano praėjusiame projekte…
7. .. aš lygiai taip pat pasimetęs.
8. Problema ta, kad turime per daug darbo ir per mažai rankų.
9. Viskas bus gerai! Aš pažadu.
10. Jūs gal išprotėjot, ar ką?

Domina projektų valdymas? Ieškote projektų valdymo mokymai vadovams? Svarstote apie konsultantus, kurie padėtų projektų valdymo įgūdžius? Skambinkite „Person Premier“, tel. +370 5 264 7388, rašykite: