Žudikai emailai, arba kaip išvengti šiukšlyno inboxe

Baimė kalbėjimo ir kaip ją išsigydyti
Baimė kalbėjimo ir kaip ją išsigydyti
2018 rugpjūčio 12
Kaip bendrauti su savo komanda po atostogų
Kaip bendrauti su savo komanda po atostogų?
2018 rugpjūčio 13
Žudikai emailai, arba kaip išvengti šiukšlyno inboxe

Žudikai emailai, arba kaip išvengti šiukšlyno inboxe

 

„P ing!” – spingteli ausinėse. „Bliūūū!” – išnyra emailo ikona dešiniajame monitoriaus kampe. „F#$%k! Nu, kiek galima?” – iškoši pro sukąstus dantis. Nori nusišauti? 1195 neatsakyti laiškai Inbox‘e. True story.

Ir tai nėra vien tik spamas (#thnxgod, tam yra filtrai). Tuo tarpu tikrasis pašto dėžutės turinys – tikras gyvačių lizdas. Visų pirma, pasiūlymai klientams ir pardavimų lentelės, tikslai, uždaviniai, darbai, užduotys ir jų statusai. Antra, instrukcijos ir tvarkos, grįžtamasis ryšys, motyvacinė ir ugdomoji medžiaga, korporacinė ideologija ir propaganda.

Nekalbant jau apie koordinavimo žinias, komandines problemas ir konfliktines situacijas, dalinimąsi žiniomis ir gerąja patirtimi. Kartais sunku suprasti, kaip dar kažkam lieka laiko „Youtube“ nuorodoms, memams, juokeliams ir anekdotams…

Tie, kas keikia socialinius tinklus, turbūt jau užmiršo, kiek serverių lūždavo vien dėl viso šio socialinio šlamšto, kuriuo žmonės dalindavosi be jokios priežasties.

Savo malonumui.

64 sekundės – tokia vieno e-mail‘o kaina

Šviežiausiais bendrovės „Radicati Group“ duomenimis, 2016 metais elektroninio pašto vartotojų pasaulyje buvo daugiau kaip 4,3 milijardo. Palyginimui, vos prieš ketverius metus, 2012-aisiais jų buvo arti 3,2 milijardo.

Įdomu, kad, nepaisant spam‘o filtrų evoliucijos, apie 19 proc. mūsų skaitomų laiškų vis dar yra spam‘as. Pasak prognozes, net ir 2020 šis skaičius vargu ar sumažės iki 15 procentų.

Be to, egzistuoja ir vidinis spamas. Ar žemiau iššifruotas susirašinėjimas Jums nieko neprimena? „Prašau priminti dar kartą klientams, kad trūksta sąskaitų“. „Padariau“. „Done“. „Šiuo metu komandiruotėje, paskambinsiu vėliau“. „Iš kur man dabar žinoti, kokių dar sąskaitų trūksta?“ „Ei, patalpinkit į serverį trūkstamus sąrašus?“, „Kodėl buhalterija tik komanduoja, yra CRM, tegul ir skambina, žinote, kiek aš klientų turiu?“ „Klausykit, JŪS! Neterškit eterio?“

Taip, žudikai emailai žudo mus ir mūsų kolegas kiekvieną mielą dieną. Nuo ryto iki vakaro. O tai, žiūrėk, ir kiaurą parą.

„McKinsey Global Institute“ duomenimis, vidutiniškai darbuotojai praleidžia apie 13 val. per savaitę skaitydami ir atsakinėdami į elektroninio pašto laiškus. Tai yra apie 28 proc. savo darbo laiko mes praleidžiame kapstydamiesi tik mums vieniems suprantamoje knebeknėje.

Paskaičiuokime, jei statistinis europietis kasdien skaito, rūšiuoja ir rašo apie 105 elektronines žinutes per dieną, tai sudaro apie 6720 sekundžių gryno laiko (105×64=6720). 112 minučių, arba kitaip, beveik 2 valandos, kurias galime praleisti efektyviai, arba ne.

Priklauso nuo to, jos kainuoja mano organizacijai, įmonei ar verslui.

„Tai, ką gi Jūs darote, kad emailų rašymas būtų efektyvesnis?“ – klausiu Jūsų.

Matau, kaip raustate. Puikiai žinau. „Nieko“.

Tik nekvailinkit manęs!

Organizacijų psichologai jau seniai yra įrodę, kad skaityti, rašyto ir atsakinėti į vidinius elektroninio pašto laiškus, mums yra kur kas smagiau (maloniau ar netgi fainiau), nei kurti pasiūlymą klientui, skambinti potencialiam tiekėjui ar rengti prezentaciją valdybos susirinkime.

Todėl nekvailinkit manęs, o verčiau atvirai pasakykite, kiek proc. mėsos emailai sudaro mūsų kasdienio darbo „dešrą“? 20% ar 30%? Daugiau ar mažiau?

O ar pagalvojote apie kelias paprastas taisykles, kurias įvedus Jūsų kompanijoje el. pašto rašymo įgūdžiai sparčiai pasikeistų?

Tikslumas, aiškumas, konkretumas ir lakoniškumas yra keturi pagrindiniai mūsų kompanijos gero emailo požymiai!

Rekomendacijos

Gavęs laišką, visuomet luktelėk ir prisimink, kad iš tavęs prašo ne reakcijos, o pozicijos;

Jeigu suformuluoti savo, kaip profesionalo, poziciją, tau reikia daugiau laiko, informuok gavėją: „Gavau, pateiksiu savo pozicija iki X valandos ar dienos“;

Gerbk kitų laiką ir galvok, kokiam gavėjų skaičiui verta siųsti informaciją, atidžiai priimk sprendimą, ką pridėti el. laiško „cc“ ir „bcc“ skiltyse;

Venk ilgų laiškų ir laiškų grandinių – susiformavus laiškų grandinei, nenaudok „reply all“ funkcijos, o kviesk į susirinkimą;

Gvildenant tą pačią temą, naudok tą patį laišką, kad pašto dėžutėje nesikauptų šiukšlės;

Visuomet galvok, ar verta siųsti kvailą memą ar „Youtube“ nuorodą – tam yra ir „Skype“, ir „Facebook“.

Nebūk įkyrus, nesvaidyk į visas puses: „smailik‘ų“, „FYI“, „OK“, „Done“, „Ačiū“ vien dėl to, kad parodytum savo supersocialumą.

Net ir paprastą padėką galima išreikšti įvairiais būdais.

8 būdai, kaip pagerinti savo emailų rašymo įgūdžius
  1. Atsakingai parink „Subject“ eilutę, akcentuok turinį, skubą ar poreikį greitai gauti atsakymą (e.g., „Komandos susitikimas – data – agenda – patvirtinti iki penktadienio“).
  2. Vartok paprastą formulę emailo sukūrimui:

 1 sakinys pasisveikinimui ir suasmeninimui;

 1 pastraipa temai atskleisti;

 1-2-3 punktai veiksmų planui pateikti;

 1 pastraipa apibendrinimui, padėkai ir atsisveikinimui.

  1. Užduok emaile klausimus, kurie reikalauja atsakymo TAIP/NE.
  2. Jei klausimų yra daugiau nei vienas, juos numeruoti, kad gavėjui būtų lengviau atsakyti į kiekvieną punktą.
  3. Jei klausimai reikalauja platesnio išaiškinimo, reikalauk susitikimo tete-a-tete.
  4. Nenaudok e-mailo kaip priemonės spręsti nesusipratimus ar konfliktus.
  5. Saikingai naudok DIDŽIĄSIAS RAIDES ar BOLDšriftą pabrėžiant svarbiausias laiško vietas.
  6. Perskaityk laišką prieš išsiunčiant – jeigu kritiškai svarbu, išsaugok jį „Draft“ funkcija,  ir išsiųsk po pertraukos šviežia akimi įvertinus išdėstytą poziciją.

PAGRINDINĖ TAISYKLĖ: Atsakyti į gautus emailus operatyviai – į klientų iki darbo dienos pabaigos, į vidinius – pagal galimybes, bet ne vėliau kaip iki darbo savaitės pabaigos.

N.B.! Prisimink, kad išsiųstas emailas jau nėra tavo minčių nuosavybė, jį gavęs žmogus bet kada gali atsispausdinti kaip įrodymą.

 

Parašykite komentarą

El. pašto adresas nebus skelbiamas. Būtini laukeliai pažymėti *

Registracija
Prenumeruokite naujienas!

Norite pirmieji gauti:

Įveskite savo el. pašto adresą ir užsisakykite mūsų naujienlaiškį:

Naujienlaiškių užsakymas